PEMANFAATAN
TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI
SEBAGAI PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
DI FAKULTAS TARBIYAH IAIN WALISONGO SEMARANG
Oleh : Siti Khotimah/MM.11341116
I.
PENDAHULUAN
Saat ini komputer bukan lagi merupakan
barang mewah, alat ini sudah digunakan di berbagai bidang pekerjaan seperti
halnya pada bidang pendidikan, pelayanan administrasi dan kepegawaian. Pada
awalnya komputer dimanfaatkan di lembaga pendidikan dan perkantoran sebagai
penunjang kelancaran pekerjaan bidang administrasi dengan memanfaatkan software
Microsoft word, excel dan access. Dengan masuknya materi-materi Teknologi
Informasi dan Komunikasi dalam era baru, maka peranan komputer sebagai salah
satu komponen utama dalam Tehnologi Ilmu dan Komukasi mempunyai posisi yang
sangat penting sebagai salah satu media yang dapat digunakan sebagai sarana
pembelajaran, pelayanan administrasi dan bahkan bisa menjadi sitem dari
berbagai bidang pekerjaan menurut pemanfaatan dan penggunaan dariteknologi
informasi dan komunikasi itu sendiri, seperti SIA (Sistem Informasi Akademik)
SIMPEG (Sistem Informasi Kepegawaian) dan lain-lain.
Visi penggunaan Teknologi Informasi dan
Komunikasi yaitu agar manusia dapat dan terbiasa menggunakan perangkat
Teknologi Informasi dan Komunikasi secara tepat dan optimal untuk mendapatkan
dan memproses informasi dalam kegiatan belajar, bekerja, dan aktifitas lainnya
sehingga manusia mampu berkreasi, mengembangkan sikap imaginatif, mengembangkan
kemampuan eksplorasi mandiri, dan mudah beradaptasi dengan perkembangan baru di
lingkungannya. Melalui penguasaan Teknologi Informasi dan Komunikasi diharapkan
manusia dapat terlibat pada perubahan pesat dalam kehidupan yang mengalami
penambahan dan perubahan dalam penggunaan beragam produk teknologi informasi
dan komunikasi.
Penggunaan perangkat Teknologi Informasi
dan Komunikasi untuk mencari, mengeksplorasi, menganalisis, dan saling tukar
informasi secara efisien dan efektif. Dengan menggunakan Teknologi Informasi
dan Komunikasi, para pengguna akan dengan cepat mendapatkan ide dan pengalaman
dari berbagai kalangan. Penambahan kemampuan manusia karena penggunaan Teknologi Informasi dan
Komunikasi akan mengembangkan sikap inisiatif dan kemampuan belajar mandiri,
sehingga pengguna dapat memutuskan dan mempertimbangkan sendiri kapan dan
dimana penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi secara tepat dan optimal,
termasuk apa implikasinya saat ini dan dimasa yang akan datang.
Teknologi Informasi dan Komunikasi mencakup dua aspek, yaitu Teknologi Informasi
dan Teknologi Komunikasi. Teknologi Informasi, meliputi segala hal yang
berkaitan dengan proses, penggunaan sebagai alat bantu, manipulasi, dan
pengelolaan informasi. Teknologi Komunikasi merupakan segala hal yang berkaitan
dengan penggunaan alat bantu untuk memproses dan mentransfer data dari
perangkat yang satu ke lainnya. Karena itu, Teknologi Informasi dan Teknologi
Komunikasi adalah suatu padanan yang tidak terpisahkan yang mengandung
pengertian luas tentang segala kegiatan yang terkait dengan pemrosesan,
manipulasi, pengelolaan, dan transfer/pemindahan informasi antar media. Secara
khusus, tujuan pengunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi bagi manusia adalah:
1. Menyadarkan
manusia akan potensi perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang terus
berubah sehingga kita dapat termotivasi untuk mengevaluasi dan mempelajari
Teknologi Informasi dan Komunikasi sebagai dasar untuk belajar sepanjang hayat.
2. Memotivasi
kemampuan pengguna untuk bisa beradaptasi dan mengantisipasi perkembangan
Teknologi Informasi dan Komunikasi, sehingga kita bisa melaksanakan dan
menjalani aktifitas kehidupan sehari-hari secara mandiri dan lebih percaya
diri.
3. Mengembangkan
kompetensi kita dalam menggunakan Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk
mendukung kegiatan belajar, bekerja, dan berbagai aktifitas dalam kehidupan
sehari-hari.
4. Mengembangkan
kemampuan belajar berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi, sehingga proses
pembelajaran dapat lebih optimal, menarik, dan mendorong kita terampil dalam
berkomunikasi, terampil mengorganisasi informasi, dan terbiasa bekerjasama.
5. Mengembangkan
kemampuan bekerja mandiri, berinisiatif, inovatif, kreatif, dan
bertanggungjawab dalam penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk
pembelajaran, bekerja, dan pemecahan masalah sehari-hari.
Dengan melihat pentingnya penggunaan dan
penguasaan Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam berbagai bidang pekerjaan, maka penulis
ingin menjelasakan pemanfaatan pengunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi
secara umum, dan sejauh mana pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi
sebagai pengembangan sistem informasi di Fakultas Tarbiyah, serta
langkah-langka apa yang dapat diupayakan untuk dapat mengoptimalkan penggunaan
sistem informasi yang ada kaitannya dengan pekerjaan penulis.
II.
PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI
SECARA UMUM
Perkembangan teknologi dan informasi
berkembang sangat cepat dan telah melintasi batas-batas negara. Sekarang jarak
antara satu negara dengan negara lain atau antara wilayah satu dengan wilayah
yang lain terasa sangat dekat dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi. Misalnya dalam bidang olah raga dahulu sangat sulit untuk bisa
mengikuti pesta olah raga Olimpiade di luar negeri tetapi sekarang dengan
kehadiran televisi dan kemajuan di bidang komunikasi satelit memungkinkan kita
untuk mengikuti secara langsung kegiatan Olimpiade di negara lain atau di
belahan dunia lain. Di bidang komunikasi semula orang berkomunikasi secara
verbal saja melalui pesawat telepon tetapi sekarang memungkinkan kita bisa
berkomunikasi dan bercakap-cakap secara verbal dan visual dan bisa melihat
langsung lawan bicara kita melalui perkembangan teknologi internet, dan
jaringan 3G/3,5G.
Teknologi
informasi dan telekomunikasi dapat dimanfaatkan pada berbagai bidang kehidupan
antara lain dalam bidang pendidikan, bisnis, pemerintahan dan sosial. Dampak
positif pemanfaatan teknologi informasi dan telekomunikasi antara lain:
1.
Peranan dan Manfaat Teknologi Informasi dan Komunikasi
dalam dunia pendidikan antara lain :
a.
Berbagi hasil penelitian, hasil penelitian yang dimuat
dalam internet akan mudah dimanfaatkan orang lain disegala penjuru dunia dengan
cepat.
b.
Konsultasi dengan pakar, konsultasi dangan para ahli
dibidangnya dapat dilakukan dengan mudah walaupun ahli tersebut berada ditempat
yang sangat jauh.
c.
Perpustakaan online, perpusatakaan online adalah
perpustakaan dalam bentuk digital.
d.
Diskusi online. Diskusi online adalah diskusi yang
dilakukan melalui internet.
e.
Kelas online. Aplikasi kelas online dapat digunakan
untuk lembaga-lembaga pendidikan jarak jauh, seperti universitas dan
sekolah-sekolah terbuka.
Keuntungan pemanfaatan Teknologi Informasi
dan Komunikasi dalam bidang pendidikan bagi mahasiswa antara lain :
a.
Dapat mengakses informasi-informasi hasil penelitian
orang lain
b.
Memperoleh sumber ilmu pengetahuan dengan mudah
c.
Akses ke para ahli lebih mudah karena tidak dibatasi
jarak dan waktu
d.
Materi pelajaran dapat disampaikan interaktif dan
menarik
e.
Melalui belajar jarak jauh dapat menghemat biaya dan
waktu.
Keuntungan pemanfaatan Teknologi Informasi
dan Komunikasi dalam bidang pendidikan bagi penyelenggara pendidikan antara
lain :
a.
Dapat berbagi hasil penelitian dengan lembaga pendidikan
lain
b.
Dapat memberi layanan lebih baik ke peserta didik
c.
Dapat menjangkau peserta didik yang tempatnya sangat
jauh
d.
Melalui perpustakaan online, dapat menekan biaya untuk
menyediakan buku.
e.
Dapat saling berbagi sumber ilmu dengan institusi
lain.
2. Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam bidang bisnis/usaha
Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi
sangat membantu kelancaran komunikasi
dalam bisnis. Fedex adalah salah satu perusahaan jasa kurir yang memanfaatkan
sistem informasi untuk mengawasi sampai dimana barang yang dikirimkan melalui
bantuan internet. Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk membuat
layanan baru antara lain internet banking, SMS banking, dan e-Commerce.Internet
banking adalah layanan perbankan yang dilakukan dengan menggunakan
internet. Transakasi yang dapat dilakukan adalah pengecekan saldo, transfer
uang, pembayaran tagihan. Keuntungan internet banking bagi bank adalah bank
dapat memberikan keleluasaan kepada nasabah untuk melakukan transaksi dimana
saja dan kapan saja.
Keuntungan internet banking bagi
nasabah antara lain :
a.
Menghemat waktu, karena tidak perlu datang ke bank
untuk melakukan transaksi
b.
Menghemat biaya, karena transportasi menuju ke bank
dapat dihilangkan.
c.
Lebih cepat, karena tidak perlu menunggu antrean yang
banyak.
SMS Banking
Adalah layanan perbankan yang dilakukan dengan menggunakan SMS (short Message
Service ). Transaksi yang dapat dilakukan adalah pengecekan saldo, transfer
uang, dan pembayaran tagihan. E-commerce Perdagangan elektronik
(Electronic commerce ) adalah perdagangan yang dilakukan dengan memanfaatkan
internet. Keuntungan perdagangan elektronik antara lain :
a.
Perusahaan dapat menjangkau pasar lebih luas, karena
pembeli yang mengakses internet tidak dibatasi tempat dan waktu.
b.
Perusahaan tidak perlu membuka cabang distribusi
c.
Pengeluaran lebih sedikit, karena pegawai tidak
banyak.
d.
Harga barang lebih murah, karena biaya operasionalnya
murah.
Keuntungan yang diperoleh konsumen
antara lain :
a.
Konsumen tidak perlu ke toko untuk mendapat barang.
b.
Pembeli dapat menghemat waktu dan biaya perjalanan
c.
Konsumen dapat membandingkan harga dari pemasang iklan
lain di internet.
d.
Konsumen dapat membeli barang yang di dalam negeri
tidak ada
e.
Harga barang lebih murah.
3.
Peranan Teknologi Informasi
dan Komunikasi dalam bidang pemerintahan
e-government
(electronic government)
Tujuan e-government adalah untuk meningkatkan hubungan pemerintah, dalam hal ini lembaga yang bersangkutan dengan pihak-pihak lain. Bentuk-bentuk hubungan pemerintahan dalam pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi antaralain :
Tujuan e-government adalah untuk meningkatkan hubungan pemerintah, dalam hal ini lembaga yang bersangkutan dengan pihak-pihak lain. Bentuk-bentuk hubungan pemerintahan dalam pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi antaralain :
1.
G2C (government to citizen), adalah pemanfaatan Teknologi
Informasi dan Komunikasi untuk melayani kebutuhan masyarakat luas, misalnya
melayanai kependudukan dan administrasi.
2.
G2B (government to business), adalah pemanfaatan Teknologi
Informasi dan Komunikasi untuk melayani kebutuhan dunia usaha, misalnya
pengurusan izin usaha, permintaan data statistik yang dibutuhkan pengusaha, dan
sebagainya.
3.
G2G (government to government), adalah pemanfaatan Teknologi
Informasi dan Komunikasi untuk melayani kebutuhan lembaga pemerintah lain,
departemen lain, pemerintah diatas atau dibawahnya, dan sebagainya.
Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam bidang
pemerintahan memiliki keuntungan antara lain :
a.
Meningkatkan layanan kepada masyarakat. Masyarakat
dapat dilayani kapan saja tanpa harus menunggu kantor buka.
b.
Meningkatkan hubungan pemerintah dengan dunia usaha
dan masyarakat karena informasi mudah diperoleh.
c.
Tersedianya informasi yang mudah diakses masyarakat,
sehingga masyarakat dapat mengambil keputusan yang benar dan dapat
diberdayakan.
d.
Meningkatkan
transparansi pemerintahan.
4. Peranan
Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam bidang sosial
Untuk
memantau kondisi sosial masyarakat pemerintah memanfaatkan Teknologi Informasi
dan Komunikasi dengan programnya yang disebut ICT4PR (information and
Communication Technology for poverty Reduction ). ICT4PR membangun pusat-pusat
Teknologi informasi dan komunikasi yang disebut telecenter. Manfaat telecenter
bagi masyarakat adalah :
a. Sebagai
sumber informasi dan sarana belajar dari masyarakat.
b. Untuk
menumbuhkan jiwa kewirausahaan bagi masyarakat
c. Meningkatkan
informasi kesehatan.
d. Untuk
melihat peluang yang lebih luas untuk memasarkan produk setempat.
e. Mengembangkan
perdagangan melalui e-commerce.
Dampak
negatif pemanfaatan teknologi informasi dan telekomunikasi :
1
Pelanggaran hak cipta Hak cipta adalah hak yang diberikan kepada seseorang
atau kelompok atas hasil karya atau sebuah ciptaan untuk mengumumkan,
memperbanyak, dan menggunakan karya ciptanya. Tujuan memberikan hak cipta
adalah :
a.
Melindungi kepentingan pencipta atas hasil ciptaanny.
b.
Mendorong orang untuk berinovasi untuk menghasilkan
karya cipta.
c.
Menciptakan rasa aman bagi setiap orang untuk
menghasilkan sebuah karya cipta yang bermanfaat bagi manusia.
Dalam lembaga pendidikan, Teknologi
Informasi dan Komunikasi diperlukan dalam rangka pengembangan sistem informasi
diberbagai bidang, ada dua pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi yaitu
:
a.
Pemanfaatan Teknologi Informasi dan
Komunikasi di Bidang Pendidikan.
Dalam
kehidupan suatu negara, pendidikan memegang peranan yang amat penting untuk
menjamin kelangsungan hidup negara dan bangsa, karena pendidikan merupakan
wahana untuk meningkatkan dan mengembangkan kualitas sumber daya manusia.
Penerapan teknologi informasi untuk menunjang proses pendidikan telah menjadi
kebutuhan bagi lembaga pendidikan di Indonesia. Pemanfaatan teknologi informasi
ini sangat dibutuhkan untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas manajemen
pendidikan. Keberhasilan dalam peningkatan efisiensi dan produktivitas bagi
manajemen pendidikan akan ikut menentukan kelangsungan hidup lembaga pendidikan
itu sendiri. Dengan kata lain menunda penerapan teknologi informasi dalam
lembaga pendidikan berarti menunda kelancaran pendidikan dalam menghadapi
persaingan global.
Teknologi
informasi merupakan suatu proses perkembangan teknik, metode dan media
komunikasi untuk bertukar informasi antar manusia. Pemanfaatan teknologi
informasi diperuntukkan bagi peningkatan kinerja lembaga pendidikan dalam
upayanya meningkatkan kualitas sumber daya manusia Indonesia. Hal ini membantu
guru dan pengajar lainnya agar tidak lagi disibukkan oleh pekerjaan-pekerjaan
operasional, yang sesungguhnya dapat digantikan oleh komputer. Dengan demikian,
teknologi informasi dan komunikasi tersebut dapat memberikan keuntungan dalam
efisien waktu dan tenaga. Selain itu melalui teknologi ini informasi dapat
lebih cepat terdokumentasikan dan mempunyai jangkauan sebar yang lebih luas
dibandingkan dengan media gambar. Pemanfaatan teknologi informasi dan
komunikasi yang sedang banyak digunakan saat ini adalah internet. Melalui
internet akses informasi menjadi sangat luas. Setiap orang dapat memperoleh
informasi dan data secara cepat dan tepat serta murah. Cakupan sumberpun
menjadi sangat luas. Proses komunikasi melalui teknologi informasi/internet ini
dapat dilakukan secara interaktif karena dengan adanya internet tersebut
diskusi dapat dilakukan hanya dengan mengirim email, teleconference ataupun
melalui messenger. Dalam bidang pendidikan ini pemanfaatan teknologi informasi
dan komunikasi ini sangat berkaitan dengan penggunaan hardware dan software.
Contoh pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi yang berkaitan dengan
penggunaan hardware dan software dalam bidang pendidikan adalah sebagai
berikut:
1.
Presentasi.
Dengan adanya
presentasi dengan membuat slide dengan Microsoft Power Point, siswa menjadi
lebih mudah mengerti materi yang diajarkan. Slide presentasi yang baik adalah
yang menggunakan contoh gambar ataupun animasi untuk membantu proses pemahaman
siswa, selain itu jumlah tulisan yang dimasukkan juga tidak terlalu banyak dan
tidak terlalu kecil.
2.
Virtual Experiment.
Virtual
Experiment adalah salah satu contoh bentuk percobaan yang biasanya dilakukan di
laboratorium tetapi diubah ke dalam bentuk animasi atau aplikasi dalam
komputer. Dengan adanya virtual experiment ini dapat membantu siswa memahami
materi tanpa harus membeli peralatan laboratorium tersebut, yang berarti bahwa
pemanfaatan teknologi ini dapat membantu siswa untuk menghemat.
3.
Kelas Virtual (e-learning)
Contoh
pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi dalam bidang pendidikan yang
sedang berkembang saat ini adalah pemakaian kelas virtual atau e-learning.
e-Learning berarti pembelajaran dengan menggunakan jasa bantuan perangkat
elektronika, khususnya perangkat komputer. Karena itu e-learning sering disebut
juga dengan on-line course. Dalam berbagai literature e-learning tidak dapat
dilepaskan dari jaringan Internet, karena media ini yang dijadikan sarana untuk
penyajian ide dan gagasan pembelajaran. Keuntungan yang diperoleh dalam
penggunaan e-learning adalah bahwa e-learning menyediakan berbagai fasilitas
agar siswa dapat dengan mudah mengerti materi yang diajarkan. E-learning ini
menggunakan sistem moodle. Pada e-learning ini terdapat modul yang dapat
membantu siswa belajar baik modul yang bersifat interaktif maupun yang tidak
interaktif seperti dokumen berbentuk .pdf atau .doc. Selain itu pada e-learning
ini pengajar bisa memantau murid-muridnya secara online misal dengan mengadakan
quiz online, dan dengan cepat dapat memberikan feedback kepada siswa mengenai
hasil yang mereka peroleh. Pada kelas virtual ini juga terdapat forum
yang dapat membantu siswa untuk berdiskusi dan bertukar informasi baik dengan
pengajar maupun dengan sesama siswa untuk lebih memahami materi yang diajarkan.
Namun dalam perkembangannya masih dijumpai kendala dan hambatan untuk
mengaplikasikan sistem e-learning ini, antara lain : masih kurangnya kemampuan
menggunakan Internet sebagai sumber pembelajaran, biaya yang diperlukan masih
relatif mahal untuk tahap-tahap awal, belum memadainya perhatian dari berbagai
pihak terhadap pembelajaran melalui internet dan belum memadainya infrastruktur
pendukung untuk daerah-daerah tertentu.
Pemanfaatan
teknologi informasi dan komunikasi dalam hal ini khususnya internet selain membawa
keuntungan ternyata juga dapat membawa masalah lain selain kurangnya pemahaman
dalam penggunaan Internet yaitu penyebaran informasi yang tidak mungkin
terkendalikan yang telah membuka akses terhadap informasi yang tidak bermanfaat
dan merusak moral. Jadi sudah seharusnya penggunaan teknologi informasi dan
komunikasi ini digunakan secara bijak untuk perkembangan pendidikan sumber daya
manusia Indonesia.
b. Pemanfaatan
Teknologi Informasi dan Komudikasi di Bidan Kepegawaian
Manfaat
pencatatan data Kepegawaian adalah sebagai sarana untuk menyimpan data
kepegawaian secara sistimatis, sehingga memudahkan penemuan kembali jika
diperlukan. Data kepegawaian diolah menjadi informasi kepegawaian, sangat
diperlukan untuk bahan pembinaan
pegawai. Pengelolaan kepegawaian yang bersifat manajerial maupun teknis
administratif selalu berhubungan dengan data, dalam bentuk yang tercetak maupun
data elektronik. Kegiatan administrasi kepegawaian akan
berpengaruh pada keadaan data perorangan pegawai maupun keseluruhan.
Seringkali perubahan – perubahan yang terjadi tidak segera diketahui para
pelaksana administrasi yang lain. Keberadaan perangkat komputer tidak banyak
membantu karena data disimpan dan dikelola oleh masing-masing pelaksana dan
tidak ada kesatuan plaltform dalam penyimpanannya. Akibatnya dalam hal
data pokok sekalipun, bisa perlu waktu lama untuk menemukannya bahkan terjadi
kesalahan.
Sangat
penting peranan Data Kepegawaian dalam rangka melaksanakan Pembinaan pegawai
Negeri Sipil sehingga perlu adanya Pembentukan sistem pencatatan Kepegawaian
dapat dilaksanankan dengan 2 (dua) cara yaitu:
a.
Secara Manual : merupakan
pelaksanaan kegiatan pencatatan, penyimpanan dan pengolahan dilaksanakan secara
manual , dengan media Buku Induk, File / Tata Naskah
perorangan yang disimpan dalam unit almari khusus.
b.
Secara Elektronik : merupakan
pelaksanaan kegiatan perekaman dan penyimpanan dalam Media Komputer.
Peranan
Teknologi Informasi dalam pengembangan SIMPEG
Peranan
Teknologi Informasi dalam pengembangan SIMPEG sangat besar artinya. Peranannya
dijabarkan menjadi 3 poin:
a.
Memberikan dukungan dalam tugas-tugas
pengolahan informasi
Dalam
pengolahan informasi tentunya kita tidak akan lepas dengan namanya Teknologi
Informasi. Hal yang paling sederhana yaitu apabila kita berkomunikasi tentunya
kita tidak lepas dari pesawat telepon. Kemudian dalam mengolah data kita perlu
komputer dan untuk menyajikannya kita perlu printer. Untuk melihat peran Teknologi Informasidalam pengolahan
informasi dapat kita lihat pada
tabel berikut :
PROSES PENGOLAHAN INFORMASI
Kegiatan-kegiatan Pengolahan Informasi |
Uraian
|
Perangkat Teknologi
Informasi
|
Capturing
Information
|
Menangkap
informasi
|
Input
Technologies
( mouse, keyboard ) |
Conveying Information
|
Menampilkan/mempresentasikan
informasi
|
Output
Technologies
(screen, printer) |
Creating
Information
|
Memroses
informasi untuk memperoeh informasi yang baru
|
Sofware
Technologies
(word processing, expert system, aplikasi) |
Cradling
Information
|
Menyimpan
Informasi
|
Storage
Technologies
( hardisk, cd-rom, tape) |
Communicating
Information
|
Mengirim
Informasi
|
Telco
Technologies
( modem, satelit, telepon ) |
b.
Sebagai pendorong inovasi
Seiring dengan makin pesatnya
kemajuan Teknologi Informasi makin canggih pula cara penyajian informasi. Kalau
dulu kita akrab dengan radio dan televisi kini makin beragam pula cara untuk
menangkap informasi. Contohnya adalah ponsel, internet. Kalo dulu telegram
dianggap sebagai cara tercepat dalam penyampaian berita maka kini ada layanan
SMS dan email sebagai penggantinya. Dalam hitungan detik, data yang kirim dapat
sampai ke tempat tujuan. Bahkan beberapa terobosan mulai dikembangkan. Misalnya
teknologi 3G dan WIFI memungkinkan seseorang dapat mengirimkan data dalam
ukuran yang besar melalui ponsel. Bahkan karena canggihnya layanan ini maka
dimungkinkan sesorang dapat ber-teleconference atau panggilan gambar dan
suara melalui ponsel.
c.
Sebagai peniada (collapser) waktu dan ruang
Makin berkembangnya Teknologi
Informasi berkaibat makin hilangnya batasan ruang dan waktu. Kalau dulu untuk
menyusun Daftar Urut kepangkatan (DUK) diperlukan waktu yang sangat lama maka
kini dalam hitungan menit bahkan detik, data yang sedemikian banyaknya dapat
diurutkan sesuai urutan kepangkatannya. Apalagi didukung dengan makin cepatnya
komputer dalam mengolah data.
Adanya fasilitas penyimpanan digital berakibat makin efektifnya media penyimpanan. Kalau dulu diperlukan puluhan rim kertas untuk menyimpan data maka kita cukup dengan sekeping CD maka data yang sekian banyaknya dapat tertampung didalamnya. Sebagai perbandingan cd-rom dapat menyimpan 650 juta karakter informasi, setara dengan :325.000 lembar teks atau 650 rim kertas. Bandingkan pula dengan DVD yang mempunyai kapasitas penyimpanan setara dengan 8 atau lebih keping CD.
Adanya fasilitas penyimpanan digital berakibat makin efektifnya media penyimpanan. Kalau dulu diperlukan puluhan rim kertas untuk menyimpan data maka kita cukup dengan sekeping CD maka data yang sekian banyaknya dapat tertampung didalamnya. Sebagai perbandingan cd-rom dapat menyimpan 650 juta karakter informasi, setara dengan :325.000 lembar teks atau 650 rim kertas. Bandingkan pula dengan DVD yang mempunyai kapasitas penyimpanan setara dengan 8 atau lebih keping CD.
Dengan adanya flash disk, CD-RW dan
hard disk external maka tranfer data dalam jumlah besar makin mudah. Kalau dulu
kita terbatas pada disket yang berkapasitas 1,3 MB maka kini dengan flash disk
yang kecil kita bisa menyimpan data sebesar 1GB. Bahkan beberapa tahun,
beberapa bulan atau bahkan beberapa hari ke depan dipasarkan alat dengan
kapasitas penyimpanan yang besarnya ribuan kali lipat. Hal ini bukan hal yang
mustahil karena media penyimpanan berkapasitas dalam hitungan Terra byte sudah
ditemukan.
III.
PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI SEBAGAI
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI DI FAKULTAS TARBIYAH IAIN WALISONGO SEMARANG
Fakultas
Tarbiyah merupakan bagian yang menyatu dengan lembaga pendidikanInstitut Agama
Islam Negeri (IAIN) Walisongo Semarang. Dalam rencana setrategi IAIN tahun 2011
mencanangkan tentang pengembangan sarana komunikasi. Jadi di samping telepon dan faksimil yang menjadi
alat komunikasi utama, IAIN Walisongo masih memiliki beberapa jaringan
komunikasi, antara lain:
1. LAN (Local Area Network)
adalah jaringan komunikasi internal dilingkungan IAIN Walisongo yang didalamnya
terdapat program-program sistem informasi
terpadu yang terdiri dari:
-
Sistem Informasi Akademik
(SIA).
-
Sistem Informasi
Keuangan (SIK).
-
Sistem Informasi
Inventaris Barang Kantor.
-
Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG).
-
Sistem Informasi
Eksekutif (SIE).
-
Sistem Perkuliahan
Online (V-Class).
-
Sistem Informasi
Penelitian.
-
Sintem Informasi
Pusat Pengabdian Masyarakat.
-
Sistem Informasi
Perencanaan.
Dengan LAN ini disediakan pula counter pelayanan umum
(mahasiswa), sehingga untuk melihat hasil studi dan pendaftaran mata kuliah
bisa dilakukan melalui komputer yang tersedia di counter tersebut;
2.
Internet dipusatkan di Perpustakaan IAIN Walisongo dengan 26
Workstation yang bisa diakses
melalui jalur LAN;
3.
Simpeg (Sistem Informasi Kepegawaian) yang langsung bisa
berhubungan dengan Departemen
Agama Pusat;
4. American
Corner merupakan kerjasama dengan Pemerintah Amerika Serikat yang melengkapi kebutuhan
literatur di Perpustakaan IAIN Walisongo;
5. Video Conference, yang di pusatkan di
Pusat Komputer, kampus I;
6. Central Speaker kampus I.
Dalam pemanfaatan sistem informasi terpadu di IAIN
Walisongo khususnya Fakultas Tarbiyah yang
sudah dapat berjalan dengan baik saat ini barulah Sistem Informasi Akademik
(SIA), sedangkan yang lain belum berjalan dengan baik. Oleh karena itu
berkaitan dengan tugas dan tanggung jawab penulis di Bagian Kepegawaian dan
Keuangan pada Fakultas Tarbiyah IAIN
Walisongo Semarang menginginkan semua sistem informasi terpadu dapat berjalan
secara bersama-sama, terutama Sistem
Informasi Keuangan (SIK) danSistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG).
Sekala prioritas yang ingin diupayakan penulis sebagai Kasubag
Kepegawaian dan Keuangang adalah SIMPEG (Sistem Informasi Kepegawaian), sebab
selama ini hanya mengandalkan pada input dan output data secara manual yang ini
memerlukan waktu yang lama dalam pekerjaannya. Dengan Sistem Informasi
Kepegawaian akan memudahkan permasalahan-permasalahan yang menyangkut tentang
kepegawaian seperti :Data Pegawai, Mutasi Pegawai, Kenaikan Pangkat, Surat
Keputusan (SK), Daftar Urut Kepangkatan (DUK), DP3, KP4, Analisisa Pegawai, dan
lain-lain. Oleh karena itu langkah penulis untuk dapat merealisasikan program
tersebut bekerjasama dengan Pusat Kompoter IAIN Walisongo dengan memanfaatkan
peralatan yang ada ditambah dengan jumlah pegawai yang mempunyai keahlian dibidang teknologi
informasi dan komunikasi dapat segera
merealisasikannya.
Adapun upaya-upaya yang perlu dipersiapkan untuk
merealisasikan program Sinstem Informasi di IAIN Walisongo khususnya SIMPEG di
Fakultas Tarbiyah IAIN Walisongo Semarang adalah sebagai berikut:
1.
Komponen dari SIM sendiri adalah:
1.
Manajemen
Manajemen
berasal dari bahasa Prancis kuna ménagement, yang memiliki arti seni
melaksanakan dan mengatur. Karenanya, manajemen dapat diartikan sebagai ilmu
dan seni tentang upaya untuk memanfaatkan semua sumber daya yang dimiliki untuk
mencapai tujuan secara efektif dan efesien.
Struktur
organisasi IAIN Walisongo telah memberikan gambaran yang jelas tentang
tugas-tugas pokok dari masing masing komponen,
sehingga dalam hal ini bagaimana memanfaatkan sumber daya yang ada dalam
struktur itu berjalan sesuai dengan fisi dan misi IAIN Walisongo Semarang,
khususnya Fakultas Tarbiyah.
2.
Teknologi
Informasi (hardware dan software)
Teknologi
informasi adalah hasil rekayasa manusia terhadap proses penyampaian informasi
dari pengirim ke penerima sehingga lebih cepat, lebih luas sebarannya, lebih
muda penyimpanannya. Dengan pesatnya kemajuan teknologi upaya yang dilakukan
IAIN Walisongo khususnya Fakultas Tarbiyah mengharuskan setiap tahun harus
menganggarkan pembelian alat-alat yang ada kaitannya dengan kemajuan teknologi
tersebut, termasuk didalamnya adalah peralatan-peralatan yang dibutuhkan untuk
SIMPEG.
Sedangkan
SIMPEG (Sistem Informasi Manajemen Pegawai) itu sendiri didefinisikan sebagai
Sistem Informasi terpadu, yang meliputi pendataan pegawai, pengolahan data, prosedur,
tata kerja, sumber daya manusia dan teknologi informasi untuk menghasilkan
informasi yang cepat, lengkap dan akurat dalam rangka mendukung administrasi
kepegawaian.
Lingkup
Pembangunan dan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian:
1.
Sistem informasi dan aplikasi.
2.
Sarana komputer dan penunjang.
3.
Sarana komunikasi.
4.
Organisasi dan Sumber Daya Manusia pelaksana.
5.
Pembiayaan.
6.
Dukungan Manajemen.
3.
Sumber Daya
Manusia (brainware)
Penyiapan
sumber daya manusia menjadi hal yang paling prioritas dalam mengembangkan
SIMPEG di Fakultas Tarbiyah IAIN Walisongo Semarang. Oleh karena itu pada tahun
2011 ini IAIN Walisongo menerima pegawai honorer yang mempunyai kopetensi
dibidang penguasaan dibidang Teknologi Informasi dan Komunikasi, mulai dari
pranata komputer sampai tingkat progremer. Upaya ini dilakukan dalam rangka
untuk mengembangkangkan agar sistem informasi di berbagai bidang bisa berjalan
sesuai dengan harapan, terutama SIMPEG (Sistem Informasi Kepegawaian).
Dengan dapat
direalisasikannya program Sistem Informasi Kepegawaiaan (SIMPEP) di IAIN
Walisongo Semarang pada umumnya dan Fakultas Tarbiyah pada khusunya maka dapat
diambil tujuan dan manfaatnya baik secara umum maupun secara khusus sebagai
berikut;
Tujuan SIMPEG di Fakultas Tarbiyah IAIN Walisongo :
1.
Untuk mendukung Sistem Manajemen PNS yang
rasional dan pengembangan SDM di Fakultas Tarbiyah IAIN Walisongo Semarang.
2.
Mewujudkan data kepegawaian yang mutakhir dan
terintegrasi.
3.
Menyediakan Informasi PNS Fakultas Tarbiyah yang
akurat untuk keperluan perencanaan, pengembangan, kesejahteraan dan
pengendalian PNS.
4.
Membantu Kelancaran pekerjaan di bidang
kepegawaian, terutama dalam pembuatan laporan
Manfaat
SIMPEG
1.
Pelacakan informasi data seseorang pegawai akan
mudah dan cepat.
2.
Pembuatan Laporan dapat mudah dikerjakan.
3.
Mengetahui Pegawai yang akan naik pangkat dan
yang akan mendapat kenaikan gaji berkala.
4.
Memudahkan suatu pekerjaan yang berhubungan
dengan kepegawaian.
5.
Mendapatkan informasi tentang keadaan pegawai
(Profil Kepegawaian) yang cepat dan akurat.
6.
Dapat merencanakan penyebaran (mutasi) pegawai
sesuai pendidikan dan kompetensinya.
7.
Merencanakan Kebutuhan Pegawai (Neraca Kebutuhan
Pegawai)
Keuntungan SIMPEG Online (Berbasis Intranet/ Internet)
1.
Dapat memelihara satu data besar secara
bersama-sama.
2.
Kesalahan / data yang kurang valid dapat
dimonitor dan dikoreksi bersama.
3.
Dapat melakukan pertukaran data dan file.
4.
Berbagi sumber daya misalnya pemakaian satu
printer untuk beberapa komputer yang terhubung dalam jaringan komputer.
5.
Mempermudah komunikasi dalam suatu lingkungan
kerja, misalnya dengan adanya program E-mail atau Chatting.
6.
Apabila salah satu unit komputer terhubung ke
internet melalui modem atau LAN, maka semua atau sebagian unit komputer dalam
jaringan dapat mengakses dengan metode sharing connection.
IV.
PENUTUP
Dengan
mengucap puji syukur kepada Allah SWT penulis dapat menyelesaikan tugas ini
dengan banyak kekurangan di sana-sini, oleh karena itu penulis mengharapkan
kritik dan saran khususnya dari bapak dosen pengampuh mata kuliah ini.
****Wassalam****